Правомерно ли направлять работнику расчетные листки в электронном виде?

Вопрос: Правомерно ли направлять работнику расчетные листки в электронном виде?

Ответ: При выплате заработной платы работодатель обязан письменно извещать каждого работника о составных частях заработной платы посредством выдачи расчетного листка.

Форма расчетного листа утверждается работодателем самостоятельно с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (часть 2 статьи 136 ТК РФ).

Расчетные листки строго должны выдаваться на руки самому работнику.

Направление расчетных листков по электронной почте или иным подобным способом допускается в отношении дистанционных работников (часть 5 статьи 312.1 ТК РФ), и только с согласия на это самих дистанционных работников.

В связи с чем, в данной ситуации направление расчетных листков в электронном виде недопустимо.

Обоснование:

В соответствии с положениями статьи 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1. о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
2. о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3. о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4. об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

При выплате зарплаты за вторую часть месяца работнику надо выдать расчетный листок по форме, утвержденной приказом руководителя учреждения (часть 2 статьи 136 ТК РФ, пункт 3 Письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

В расчетном листке должны быть указаны (часть 1 статьи 136 ТК РФ):

все суммы, начисленные работнику за этот месяц по составляющим (оклад, премия, надбавки и т.д. );

все суммы, удержанные из доходов работника за этот месяц (НДФЛ, удержания по распоряжению работодателя, по исполнительным документам и т.д. );

сумма к получению на руки.

Необходимо отметить, что способы выдачи расчетного листка законом не установлены, а на практике работодателями используются различные варианты:

выдача при выплате заработной платы,

выдача по требованию работника,

направление по электронным каналам связи (в том числе, по электронной почте, путем организации доступа на сервер с информацией с помощью индивидуальных паролей, путем направления sms-сообщений и т.п. )

и иные способы.

Как правило, такой порядок предусматривается приказом по организации, с которым должны быть ознакомлены все работники.

Тем не менее, пока Трудовой кодекс разрешает направлять расчетный листок по электронной почте только дистанционным работникам в силу части 5 статьи 312.1 ТК РФ: в случаях, если в соответствии с настоящим Кодексом работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе, под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником.

Также, как следует из Апелляционного определения Свердловского областного суда от 14.07.2015 по делу № 33-10166/2015, в случае технических неполадок работник не лишен возможности обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему расчетные листки иным способом (в том числе, и электронным способом).

Но такой способ возможен исключительно по желанию работника, работодатель инициатором этого быть не может.

Для всех остальных работников обязателен письменный документ, подлежащий выдаче либо при выдаче заработной платы, либо по требованию работника.

На основании вышеизложенного, в данной ситуации направление расчетного листка на электронную почту (с предоставлением паролей работникам) невозможно.

За невыдачу расчетных листков организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда, предусматривающей

для должностных лиц штраф в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;

для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — штраф от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;

для юридических лиц — штраф от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.